Hướng dẫn đăng ký kê khai hải quan điện tử

Làm thế nào để tôi có thể đăng ký sử dụng chữ ký số trong thủ tục hải quan điện tử? 

Làm thế nào để tôi có thể đăng ký sử dụng chữ ký số trong thủ tục hải quan điện tử?

Để đăng ký sử dụng chữ ký số trong thủ tục hải quan điện tử, doanh nghiệp phải có chữ ký số được cung cấp bởi các nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số đã được Bộ Thông tin và truyền thông cấp phép. Sau khi đã có chữ ký số, tiến hành đăng ký tại dịch vụ "Đăng ký doanh nghiệp sử dụng chữ ký số" trên Cổng TTĐT Hải quan: http://www.customs.gov.vn/default.aspx với các bước như sau: 

Bước 1: Cắm USB Token vào máy tính. Lưu ý: máy tính sử dụng để đăng ký phải được cài Java (nếu chưa có, download tại đây).

Bước 2: Đăng nhập

- Mã doanh nghiệp: nhập mã số thuế của doanh nghiệp.

- Số CMT:

+ Doanh nghiệp trong nước: số chứng minh nhân dân hoặc số hộ chiếu thể hiện trên Giấy Chứng nhận ĐKKD của doanh nghiệp.

+ Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài: số chứng minh nhân dân hoặc số hộ chiếu  của người đại diện pháp luật.

- Nhập dãy số xác nhận.

- Bấm "Xem thông tin".

Bước 3: Xác nhận thông tin đăng ký.

- Bấm "Xem thông tin chứng thư số".

- Trường hợp xảy ra lỗi: sử dụng một máy tính khác để tiến hành lại từ Bước 1.

- Trường hợp không xảy ra lỗi: hệ thống tự động lấy thông tin và hiển thị lên màn hình, nhập thông tin "Ngày hiệu lực đăng ký" và "Ngày hết hiệu lực đăng ký", bấm "Đăng ký thông tin" để hoàn thành việc đăng ký.

  Lưu ý:

- Nếu trục trặc tại khâu đăng nhập, doanh nghiệp có thể gọi số (04) 39 440 833, máy lẻ 8624 hoặc 8694

- Nếu đã đăng nhập nhưng cần hỗ trợ tại khâu xác nhận thông tin đăng ký, liên hệ số (04) 39 440 833, máy lẻ 8694

Hỏi-Đáp về việc sử dụng chữ ký số trong thủ tục hải quan điện tử

Một số câu hỏi thường gặp: 

 

Hỏi-Đáp về việc sử dụng chữ ký số trong thủ tục hải quan điện tử

Câu hỏi 1: Chúng tôi được lợi gì khi sử dụng chữ ký số trong TTHQĐT 

Trả lời:  

Hiện nay các doanh nghiệp đang sử dụng tài khoản khai HQĐT. Cũng tương tự như các hình thức sử dụng tài khoản/mật khẩu khác (VD: thư điện tử, diễn đàn...), luôn tồn tại nguy cơ tài khoản bị tiết lộ, bị chiếm đoạt hoặc thay đổi. Việc này có thể sẽ mang đến rủi ro cho doanh nghiệp như không thể truy cập hệ thống để mở tờ khai khi hàng hóa đã về đến cảng, thậm chí bị đối tượng xấu sử dụng tài khoản của doanh nghiệp để gây thiệt hại cho chính doanh nghiệp như khai báo hàng cấm, khai báo để bị cưỡng chế hoặc thực hiện các hành vi vi phạm pháp luật khác. Lợi tích mà doanh nghiệp được hưởng khi sử dụng chữ ký số thay cho tài khoản khai HQĐT chính là sự đảm bảo thuận tiện, nhanh chóng, an toàn trong giao dịch giữa có quan hải quan với doanh nghiệp, cơ quan hải quan dễ dàng xác thực được đối tượng tham gia trực tuyến, dữ liệu gửi đến mang tính bảo mật cao, tránh được tình trạng giả mạo truyền thông tin tờ khai. 

Câu hỏi 2: Hiện nay công ty tôi chưa có chữ ký số. Vậy khi nào thì chúng tôi phải hoàn thành việc đăng ký sử dụng chữ ký số công cộng trong thủ tục hải quan điện tử? Và phải sử dụng chữ ký số do ai cung cấp?

Trả lời:

Theo qui định tại Quyết định số 2341/QĐ-BTC ngày 18/9/2013 của Bộ Tài chính về việc ban hành lộ trình triển khai sử dụng chữ ký số công cộng trong thủ tục hải quan điện tử: từ ngày 01/11/2013 người khai hải quan thực hiện sử dụng chữ ký số đã đăng ký với cơ quan hải quan khi thực hiện thủ tục hải quan điện tử.

Tổng cục Hải quan chấp nhận tất cả chữ ký số cung cấp bởi các nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số đã được Bộ Thông tin và truyền thông cấp phép và đã xác nhận hợp chuẩn với cơ quan hải quan bao gồm FPT, BKAV, VNPT-CA, NACENCOM, CK-CA,SAFE-CA, VIETTEL-CA, SMARTSIGN.

Câu hỏi 3: Nếu sau thời hạn ngày 01/11/2013, công ty tôi vẫn chưa hoàn thành đăng ký chữ ký số thì sao?

Trả lời:

Sau ngày 01/11/2013, trước mắt Tổng cục Hải quan vẫn duy trì 02 phương thức khai báo: có chữ ký số và không có chữ ký số. Do đó nếu chưa đăng ký chữ ký số, Quý Công ty vẫn có thể sử dụng tài khoản khai HQĐT để thực hiện TTHQĐT như bình thường.

Tuy nhiên, việc đăng ký sử dụng chữ ký số sẽ đảm bảo tính xác thực, thuận tiện, nhanh chóng trong quá trình giao dịch giữa cơ quan hải quan với doanh nghiệp, đặc biệt là đảm bảo tính chính xác và bảo mật cao cho thông tin của chính doanh nghiệp.

Mặt khác, khi tham gia vận hành thử Hệ thống VNACCS/VCIS từ ngày 15/11/2013 và nhất là khi Hệ thống VNACCS/VCIS hoạt động chính thức từ ngày 01/04/2014, doanh nghiệp bắt buộc phải đăng ký chữ ký số.

Vì vật, Quý Công ty nên hoàn thành đăng ký chữ ký số đúng thời hạn nêu trên.

Câu hỏi 4: Làm thế nào để tôi có thể đăng ký sử dụng chữ ký số trong thủ tục hải quan điện tử?

Trả lời:

Để đăng ký sử dụng chữ ký số trong thủ tục hải quan điện tử, doanh nghiệp phải có chữ ký số được cung cấp bởi các nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số đã được Bộ Thông tin và truyền thông cấp phép.

Sau khi đã có chữ ký số, tiến hành đăng ký tại dịch vụ "Đăng ký doanh nghiệp sử dụng chữ ký số" trên Cổng TTĐT Hải quan với các bước như sau:

Bước 1: Cắm USB Token vào máy tính. Lưu ý: máy tính sử dụng để đăng ký phải được cài Java (nếu chưa có, download tại đây).

Bước 2: Đăng nhập

- Mã doanh nghiệp: nhập mã số thuế của doanh nghiệp.

- Số CMT:

+ Doanh nghiệp trong nước: số chứng minh nhân dân hoặc số hộ chiếu thể hiện trên Giấy Chứng nhận ĐKKD của doanh nghiệp.

+ Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài: số chứng minh nhân dân hoặc số hộ chiếu  của người đại diện pháp luật.

- Nhập dãy số xác nhận.

- Bấm "Xem thông tin".

Bước 3: Xác nhận thông tin đăng ký.

- Bấm "Xem thông tin chứng thư số".

- Trường hợp xảy ra lỗi: sử dụng một máy tính khác để tiến hành lại từ Bước 1.

- Trường hợp không xảy ra lỗi: hệ thống tự động lấy thông tin và hiển thị lên màn hình, nhập thông tin "Ngày hiệu lực đăng ký" và "Ngày hết hiệu lực đăng ký", bấm "Đăng ký thông tin" để hoàn thành việc đăng ký.

Câu hỏi 5: Nếu có trục trặc trong quá trình đăng ký chữ ký số, chúng tôi có thể gọi đến đâu để được trợ giúp?

Trả lời:

- Nếu trục trặc tại khâu đăng nhập, doanh nghiệp có thể gọi số (04) 39 440 833, máy lẻ 8624 hoặc 8694

- Nếu đã đăng nhập nhưng cần hỗ trợ tại khâu xác nhận thông tin đăng ký, liên hệ số (04) 39 440 833, máy lẻ 8694

Câu hỏi 6: Để sử dụng chữ ký số có phải nâng cấp chương trình khai HQĐT không?

Trả lời:

1. Tổng cục Hải quan đã cung cấp phần mềm khai HQĐT miễn phí tích hợp chữ ký số tại chuyên mục "Thủ tục hải quan điện tử".

2. Trong trường hợp doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm của 1 trong 5 công ty cung cấp phần mềm khai HQĐT thì đề nghị doanh nghiệp liên hệ với công ty đó để được hỗ trợ.

Câu hỏi 7: Công ty tôi thường làm thủ tục hải quan tại TP Hồ Chí Minh và Hải Phòng, vậy chúng tôi có phải đăng ký sử dụng chữ ký số ở cả 2 nơi không?

Trả lời:

Sau khi đã đăng ký với cơ quan hải quan tại dịch vụ "Đăng ký doanh nghiệp sử dụng chữ ký số" trên Cổng TTĐT Hải quan, doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để thực hiện thủ tục hải quan điện tử tại tất cả các Cục Hải quan tỉnh, thành phố.

Câu hỏi 8: Chúng tôi đã hoàn thành việc đăng ký sử dụng chữ ký số trong thủ tục hải quan điện tử. Vậy khi tham gia sử dụng Hệ thống VNACCS/VCIS chúng tôi có phải đăng ký lại hay không?

Trả lời:

- Từ ngày 15/11/2013, Tổng cục Hải quan sẽ tổ chức chạy thử Hệ thống VNACCS/VCIS.

- Từ ngày 01/4/2014, Tổng cục Hải quan sẽ chính thức triển khai Hệ thống VNACCS/VCISS trên phạm vi toàn quốc.

Nếu đã hoàn thành việc đăng ký sử dụng chữ ký số trong thủ tục hải quan điện tử thì chữ ký số của Quí Doanh nghiệp cũng sẽ được thực hiện trong Hệ thống VNACCS/VCIS mà không cần phải đăng ký lại.

Để biết thêm thông tin về việc triển khai Hệ thống VNACCS/VCIS, đề nghị Quí Doanh nghiệp thường xuyên theo dõi chuyên mục Hệ thống VNACCS/VCIS trên Cổng TTĐT Hải quan.

Câu hỏi 9:  Công ty tôi đã đăng ký sử dụng chữ ký số để kê khai - nộp thuế qua mạng. Vậy chúng tôi có thể sử dụng chữ ký số này để khai hải quan điện tử hay không?

Trả lời:

Việc đăng ký sử dụng chữ ký số để kê khai - nộp thuế qua mạng được thực hiện với cơ quan thuế. Để thực hiện thủ tục hải quan điện tử, Quý Công ty có thể sử dụng chữ ký số này nhưng phải tiến hành đăng ký với cơ quan hải quan

 

Cách khắc phục một số lỗi khi sử dụng chữ ký số Viettel-ca

Sau đây chúng tôi xin hướng dẫn quý khách hàng cách sử lý một số lỗi gặp phải khi sử dụng chữ ký số Viettel CA.

1. Lỗi gặp phải:
Khi màn hình thông báo "chữ ký số không hợp lệ" hoặc "không có chứng thư số đã đăng ký với cơ quan thuế trong thiết bị USB token"

* Lý giải :
Mỗi chữ ký số của doanh nghiệp được phân biệt = 1 số serial chứng thư số (bắt đầu bằng 54 04 ......), gắn với 1 mã số thuế của doanh nghiệp đó. Hệ thống thuế sẽ lưu: mã số thuế và serial chứng thư số của doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp ở tại bất cứ đâu khai thuế qua mạng thì hệ thống thuế sẽ check theo serial chứng thư số và mã số thuế đó để nhận biết doanh nghiệp nào đang khai thuế.
Thông báo : chữ ký không hợp lệ hoặc: không có chứng thư số đã đăng ký với cơ quan thuế >>> tức là serial trên hệ thống không trùng với serial trong usb token. Do đó, việc cần làm là phải cập nhật lại serial chứng thư số là được.
* Hướng xử lý: 
-KH cắm USB Token vào máy tính, thực hiện đăng nhập vào trang kê khai thuế, chọn menu "Tài khoản", chọn mục "Thay đổi thông tin", nhấn nút "cập nhật serial CTS", nhấn đồng ý để xác nhận thay đổi này. Hệ thống sẽ thông báo: cập nhật thành công. Sau đó KH có thể kê khai thuế bình thường.

2. Lỗi gặp phải:
Cấu trúc tệp hoặc tên tờ khai không hợp lệ.

* Lý giải :
Do lỗi khi kết xuất tờ khai từ phần mềm HTKK.

* Hướng xử lý: 

Yêu cầu KH kiểm tra lại:
- Nếu trường hợp KH đang gửi tờ khai chính, thì phải đảm bảo chắc chắc đó là tờ khai chuẩn pdf kết xuất ra từ phần mềm HTKK để đảm bảo cấu trúc (Phần mềm hỗ trợ kê khai của Tổng cục thuế)
- Nếu KH đang gửi phụ lục của tờ khai thuế thì chỉ có thể là lỗi trang web của Tổng cục Thuế bị time out, đề nghị KH thoát ra và đăng nhập lại và sau đó tiến hành tiếp tục nộp tờ khai.

 3. Lỗi gặp phải:

 KH quên pin code của USB Token hoặc USB Token bị khóa do nhập sai pin code sai nhiều lần.

 * Hướng xử lý: 

Hãy liên hệ tới số : 19009099 để được hỗ trợ hoặc 0962.63.8668 để biết thêm chi tiết.

  
 4. Lỗi gặp phải:

Trường hợp khi khách hàng ký pdf xong, hiển thị dấu hỏi màu vàng thay vì dấu tick v màu xanh 


* Lý giải :

Phần mềm đọc file pdf (Acrobat,…) là phần mềm của nước ngoài, mặc định chỉ tin cậy chứng thư số của nước ngoài ký trên file đó. Đối với, chứng thư số của các nước khác khi ký trên file đọc bằng phần mềm này thì thường hiển thị trạng thái: valid (hợp lệ) nhưng unknown (tức là không xác định). Việc cần làm là Add trust tức là tăng tính tin cậy của phần mềm này với chứng thư số của Việt Nam (bao gồm: add trust với cả chứng thư số của Bộ Thông tin Truyền thông: MIC National RootCA và Chứng thư số: Viettel-CA). Trường hợp này cũng có thể xử lý qua Teamviewer tới KH mà không cần tới trực tiếp.
 

 * Hướng xử lý: 

Trường hợp khách hàng ký mà dấu hỏi màu vàng hiện ra thì có 3 lí do:
- lí do 1: KH không dùng bản Acrobat pdf pro 8.0 để ký (Hướng dẫn KH vào mục TÀI LIỆU trên trang Viettel-ca.vn , thông thường cài xong là  dấu amàu xanh hiện ra luôn)
- lí do 2: máy của KH ko có internet:dấu tích màu xanh (thông báo tình trạng hợp lệ của chứng thư)chỉ hiện ra khi có internet (vì có internet thì hệ thống mới tự check và báo từ server về tình trạng ok của chứng thư), nó ko check offline được, mà check trực tuyến bằng OCSP (Online  Certificate Status Protocol)
 Nếu KH không nằm trong 2 lí do trên thì nhân viên hướng dẫn KH thực hiện các thao tác sau:
- mở file ký PDF mà đang bị lỗi đó ra, rồi nhắp phải chuột vào đó chọn Validate signature
- rồi sau đó nhấn Signature properties
- tiếp đó chọn Show certificate
- và cuối cùng chọn: Add trusted Identifies, là dấu a màu xanh hiện ra thay cho dấu ? màu vàng.
 (chỉ cần thực hiện 1 lần, lần sau mở file pdf bất kỳ đã ký rồi thì mặc định có dấu v màu xanh)

  5. Lỗi gặp phải:

Khi gửi tờ khai thuế, màn hình thông báo :"Hồ sơ chưa đăng ký qua mạng" 

 * Lý giải :
Trường hợp này xảy ra do: KH đó chưa đăng ký các loại tờ khai trên mạng. Tại sao phải làm thế? Lí do: Hệ thống thuế có 92 loại tờ khai, doanh nghiệp lớn như Viettel thì thực hiện kê khai cả 92 tờ khai đó, tuy nhiên doanh nghiệp nhỏ và vừa thì có thể chỉ cần kê khai khoảng 5 tờ khai thôi. Vì thế, KH cần đăng ký (qua trang kê khai thuế) về số loại tờ khai họ muốn nộp. 

 

 * Hướng xử lý: 
Hướng dẫn KH thao tác như sau:
KH cắm USB Token vào máy tính, thực hiện đăng nhập vào trang kê khai thuế, chọn menu " Tài khoản", chọn mục "Đăng ký tờ khai". Sau đó, KH cần chọn các tờ khai mà họ cần kê khai qua mạng, ví dụ: tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp, tờ khai thuế gia trị gia tăng, các phụ lục kèm theo,...

Nếu bạn gặp những lỗi không như nêu ở trên mà chưa tìm được cách khắc phục hãy liên hệ: 19009099 để được hỗ trợ thêm. Xin trọng thành cảm ơn đã quan tâm và sử dụng dịch vụ của chúng tôi. 

Khắc phục một số lỗi khi sử dụng chữ ký số Viettel

 

Hướng dẫn khắc phục lỗi khi sử dụng đồng thời 2 loại usbToken của Viettel

HƯỚNG DẪN

 Về việc sử dụng đồng thời 2 loại thiết bị USB token loại cũ và loại mới 

1. Mục đích 

Với khách hàng: bộ cài mới có thể chạy song song và không ảnh hưởng đến bộ cài của usbToken loại cũ, dùng cho những khách hàng là kế toán dịch vụ, những dùng 2 loại usbToken của Viettel. Khách hàng có thể dùng để khai thuế bình thường 2 thiết bị. (với khách hàng chỉ dùng 1 loại usbToken hoặc cũ, hoặc mới thì không cần phải cài bộ cài này, dùng luôn bộ cài trong usbToken là được). Với nhân viên đấu nối: cài đặt bộ cài mới để có thể cấp phát được 2 thiết bị song song trên BCCS mà không phải gỡ ra cài lại, có thể vừa cấp mới cho thiết bị mới, vừa gia hạn cho các thiết bị cũ.

• Với nhân viên đấu nối: cài đặt bộ cài mới để có thể cấp phát được 2 thiết bị song song trên BCCS mà không phải gỡ ra cài lại, có thể vừa cấp mới cho thiết bị mới, vừa gia hạn cho các thiết bị cũ.

1. Hướng dẫn thao tác

   1. Với nhân viên đấu nối

1. Trường hợp 1: Máy tính đã cài đặt USB Token mới (loại có logo màu đen đậm trên thân vỏ) và đang dùng để đấu nối CA trên BCCS

• Bước 1: Gỡ bỏ (remove) bộ cài của USB Token loại mới đang có trên máy.

(Lưu ý: Không cần gỡ bỏ bộ cài của loại USB Token loại cũ)

• Bước 2: Download bộ cài mới theo link lưu lại bộ cài vào máy.
  
  
• Bước 2: Click chuột vào file vừa download về để tiến hành cài đặt.

Lưu ý:Sau khi cài đặt file mới xong, có thể cài luôn driver của thiết bị cũ để sử dụng song song 2 loại thiết bị USB Token cũ và mới.

2. Trường hợp 2: Máy tính chưa từng cài đặt loại USB Token mới (loại có logo màu đen đậm trên thân vỏ)

• Bước 1: Download bộ cài mới theo link dưới (copy và paste vào trình duyệt), lưu lại bộ cài vào máy
• Bước 2: Click chuột vào file vừa download về để tiến hành cài đặt.

Lưu ý:Sau khi cài đặt file mới xong, có thể cài luôn driver của thiết bị cũ để sử dụng song song 2 loại thiết bị USB Token cũ và mới.

1. Với khách hàng

1. Trường hợp 1: Máy tính của khách hàng đã cài đặt USB Token mới (loại có logo màu đen đậm trên thân vỏ)

• Bước 1: Gỡ bỏ (remove) bộ cài của USB Token loại mới đang có trên máy.

(Lưu ý: Không cần gỡ bỏ bộ cài của loại USB Token loại cũ)

• Bước 2: Download bộ cài mới theo link dưới (copy và paste vào trình duyệt), lưu lại bộ cài vào máy.

• Bước 2: Click chuột vào file vừa download về để tiến hành cài đặt.

Lưu ý:Sau khi cài đặt file mới xong, có thể cài luôn driver của thiết bị cũ để sử dụng song song 2 loại thiết bị USB Token cũ và mới.

2. Trường hợp 2: Máy tính của khách hàng chưa từng cài đặt loại USB Token mới (loại có logo màu đen đậm trên thân vỏ)

• Bước 1: Download bộ cài mới theo link dưới (copy và paste vào trình duyệt), lưu lại bộ cài vào máy.

• Bước 2: Click chuột vào file vừa download về để tiến hành cài đặt.

Lưu ý:Sau khi cài đặt file mới xong, có thể cài luôn driver của thiết bị cũ để sử dụng song song 2 loại thiết bị USB Token cũ và mới.

3. Lưu ý

• Đối với khách hàng dùng 2 loại thiết bị usbToken của Viettel thì trong tháng 9/2012, nhân viên cần cài đặt bộ cài này để sử dụng, sau đó TT KHDN sẽ hướng dẫn để chi nhánh có thể cài bộ cài này vào trong USB Token của khách hàng, như vậy mỗi khi khách hàng cài lại máy tính, hoặc chuyển máy tính sẽ sử dụng luôn bộ cài có trong USB Token mà không phải download bộ cài mới về cài đặt.
• Chú ý:
• USB Token loại cũ: trên thân vỏ token có logo Viettel màu trắng bạc
• USB Token loại cũ: trên thân vỏ token có logo Viettel màu đen, đậm
• Không cần gỡ bỏ bộ cài của loại USB Token loại cũ đang có trên máy tính
• Mọi thắc mắc: các đ/c vui lòng liên hệ đầu mối hỗ trợ: Mr Sơn: sontq@viettel.vn

Xin Trân trọng cảm ơn!

• Các bạn có thể tham khảo thêm dv Chữ ký số Viettel CA